ፋይል ማኔጅመንት
መሰረታዊ አላማ (Objectives)
- አስፈለጊ መረጃዎችን በቀላሉ ፈልጎ ለመግኘት አስፋላጊዉን መረጃ ለመስጠት የህብረተሰቡን እርካታ ማሳደግና የመልካም አስተዳደር ችግሮችን ለመቀነስ፤
- ደብዳቤዎችን በአጭር ጊዜ ዉስጥ ለሚመለከተዉ ተቋም ወጪ ለመድረግና ለማደረስ የጊዜ ብክነትና የጉልበት እንግልት ለመቀነስ፤
- የተከማቹና የቆዩ ፋይሎችን ስካን አደርጎ ወደ ሶፍት ዌር ከተቀየረ በኋላ ወደ ሶፍት ዌር በማስገባት ብሎም የቆዩ ፋይሎችን በማስወገድ ቢሮዎቻችንን ከቆሻሻ ጽዱ ለማድረግ ለስራ ምቹ ቢሮዎችን ለመፍጠር፤
- በወረቀት፣በፋይል ቦክስ፣በቁም ሳጥንና ሌሎችንም የፋይል ማስቀመጫ ቁሳቁሶችን በመቀነስ አሁን ያለዉን የቢሮ ጥበትን ለመቀነስ፤
- ከአንድ ተቋም ወደ ሌላ ተቋም የተመሩ ደብደቤዎችን በማን ማሰራት እንዳለበትና ማን ደግሞ እንዳልሰራ በቀላሉ ለመረዳት፤
- ከተቋም ወደ ሌላተቋም ወጪ ሲደረጉና ሲመሩ ወይም ገቢ ሲደረጉ ፕሪንት ለማድረግ የሚወጡ የወረቀቶችን ብዛት ለመቀነስ ፤
- ወጪ የሚሆኑ ደብዳቤዎችን ለሚመለከተው አካል ብቻ ለማድረስ የመረጃውን ደህንነት ለመስጠበቅ፤
- በዋናነት የመረጃ አያያዝ ችግሮችን ለመቀነስና የህብረታሰቡን እርካታ ለማሰደግ
አገልግሎቶች
ለአንድ ሀገር ዕድገትና ዘመናዊነት ወሳኝነት ያለውን የመረጃ ሀብት አያያዝና አጠቃቀም ማዘመን ከምንም በላይ አስፈላጊ የሆነበት ጊዜ ላይ የምንገኝ ሲሆን፡ መረጃን በተፈለገው ጊዜና ቦታ ማግኘት አለመቻል የሚያስከፍለውን ከፍተኛ ዋጋ በመቀነስ የሀገርንም ዕድገት ዘመናዊ ከማድጉም በላይ የህብረተሰቡን አገልግሎት የማግኘት መብቱንና የመረጃወን ደህንነት በዘላቂነት ለመጠበቅ እንድቻል ዓላማው በማድረግ የሚሰራ ነው፡፡.
ጊዜ መቆጠብ
በአጭር ጊዜ ውስጥ ህብረተሰቡን ማገልገልያ ያችላል ማለትም መረጃን በቀላሉ ሰርች አድርጎ በመፈለግ አስፈላጊውን መረጃ ለህብረተሰቡ (ለተገልጋይ) በጊዜው እንዲሰጥ ያግዛል፡፡
ተጠያቂነት
ከአንድ ተቋም ወደ ሌላ ተቋም የተመሩ ደብደቤዎችን በማን ማሰራት እንዳለበትና ማን ደግሞ እንዳልሰራ በቀላሉ ለመረዳት ያስችላል፡፡የመረጃ ደህንነት
ወጪ የሚሆኑ ደብዳቤዎችን ለሚመለከተው አካል ብቻ ለማድረስ የመረጃውን ደህንነት ያስጠብቃል፡፡ወወጪ መቀነስ
ከተቋም ወደ ሌላተቋም ወጪ ሲደረጉና ሲመሩ ወይም ገቢ ሲደረጉ ፕሪንት ለማድረግ የሚወጡ የወረቀቶችን ብዛት ይቀንሳል፡፡አድራሻችን
መልካም አስተዳደርን ለመስፈንና የህብረተሰቡን እርካታ ለማሰደግ ዘመናዊ በእንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ የታገዘ መረጃ መደረጃ ሶፍት ዌር መጠቀም አስፈለጊ ነዉ፡፡ መራጃ መደረጃ ሶፍት ዌር በቀላሉ መረጃዎችን እስከነርንና ኮምፒዉተርን በመጠቃም መደረጃት የሚያስችልና አስፈለጊዉን መረጃ በቀላሉ ለመፈለግ ጊዜን እንዲቆጥብና ወጪን እንዲቀንስ ተደርጎ የተሰራ ነዉ፡፡.
AAITDB
መልካም አስተዳደርን ለመስፈንና የህብረተሰቡን እርካታ ለማሰደግ ዘመናዊ በእንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ የታገዘ መረጃ መደረጃ ሶፍት ዌር መጠቀም አስፈለጊ ነዉ፡፡ መራጃ መደረጃ ሶፍት ዌር በቀላሉ መረጃዎችን እስከነርንና ኮምፒዉተርን በመጠቃም መደረጃት የሚያስችልና አስፈለጊዉን መረጃ በቀላሉ ለመፈለግ ጊዜን እንዲቆጥብና ወጪን እንዲቀንስ ተደርጎ የተሰራ ነዉ፡፡
5 killo Street
AAITDB@gmail.com
+251118223366